Có cần quản lý khách sạn bằng excel?

(Nhà tài trợ chính: Công ty cua tu dong hcm) -

Bạn đang có tính toán kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là mở rộng mô hình kinh doanh? Bạn cần tìm tòi về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của nó đối với công việc quản lý khách sạn. Bài chia sẻ dưới đây Ezibee sẽ nêu ra một số ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng tham khảo. Để có lựa chọn hoàn hảo nhất cho quá trình kinh doanh của bạn.
Tính năng của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ

Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft giúp cho việc tính toán được nhanh gọn. Ứng dụng này đã sớm được dùng rộng rãi trong những hoạt động kinh doanh từ lâu. Hiện tại, vẫn có không ít khách sạn vừa và nhỏ sử dụng ứng dụng này trong công việc quản lý. Mặt khác, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel để lộ ra nhiều nhược điểm, ngoài các ưu điểm đã có của ứng dụng.
Phần mềm excel trợ giúp quản lý:

• Check in, check out khách ra vào hàng ngày
• Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, giám sát tình trạng phòng không quá phức tạp (thông tin khách, thông tin phòng)
• In hóa đơn riêng cho mỗi dịch vụ, có thể in ngay cho khách

​

Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel

Ưu điểm

• Miễn phí, đơn giản sử dụng:

Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ chúng ta làm một số công việc tính toán thông dụng một giải pháp đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho một số dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn được chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu các chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng.

• Lưu trữ, tra cứu và tính toán

Với một số hạng mục không quá khó, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu liên tục, giải nhiều bài toán, thuận lợi cho giai đoạn làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với một số bảng biểu bằng những con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi nhiều tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).

• Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu

Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng đúng đắn nhất cho các quy mô khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể.
Nhược điểm

• Độ bảo mật dữ liệu thấp

Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể đơn giản bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Bởi chức năng phân quyền không được tích hợp. Và đảm bảo là một số chủ kinh doanh đều hiểu rõ hậu quả của việc này.

• Dễ xảy ra sai sót

Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ phù hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.

• Khó kết hợp với các báo cáo

Excel không thể tự động thống kê, tạo ra một số báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Chính vì vậy, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động lập báo cáo.

• Không hợp lý với khách sạn quy mô lớn

Đối với những khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp những loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không thể đáp ứng việc quản lý nữa.
Từ một số ưu nhược điểm nói trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là phương án ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Thế nhưng, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn cần phát triển số lượng phòng và mở thêm nhiều loại hình dịch vụ thì nên xem xét vấn đề dùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Phần mềm mới nhất: phần mềm quản lý massage